Dokumentacja

Szkoły to placówki, które zmuszone są przechowywać dane osobowe zarówno uczniów, jak i wszystkich zatrudnionych tam pracowników. Archiwizacji muszą zostać poddane również inne informacje, które są oczywiście poufne. Dotyczą one nie tylko przebiegu nauczania czy pracy, ale nierzadko również sytuacji osobistej (w tym przypadku chodzi głównie o uczniów). Archiwizacja dokumentów musi więc spełniać określone normy.

Jakie dokumenty archiwizuje się w szkole?

W szkole należy przechowywać dokumenty dotyczące przebiegu nauczania i działalności opiekuńczo-wychowawczej. Wśród nich należy wymienić: księgi uczniów, dzienniki lekcyjne, arkusze ocen uczniów, księgi arkuszy ocen uczniów, protokoły egzaminów, uchwały rady pedagogicznej dotyczące uczniów.

Jak i gdzie przechowywać, a także komu udostępniać?

Kwestie tego rodzaju porządkuje Regulamin prowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania oraz działalności wychowawczo-opiekuńczej. Sporządza go nie tylko dyrektor szkoły, ale również wszyscy jej pracownicy, ponieważ każda z wymienionych osób jest odpowiedzialna za przestrzeganie standardów bezpieczeństwa przechowywania danych. Dokumenty, o których mowa powyżej powinny znajdować się na terenie placówki. Muszą być odpowiednio zabezpieczone i chronione przed osobami niepowołanymi, jednocześnie dostępne dla rodziców lub opiekunów uczniów.

Jak należycie chronić dokumentację?

Nie trzeba chyba wspominać o tym, że dokumenty należy zabezpieczyć przed fizycznym zniszczeniem. Te, które zostały sporządzone w wersji papierowej, powinny być chronione przed wilgocią, światłem oraz innymi szkodliwymi czynnikami. Jest to kwestia absolutnie podstawowa i najważniejsza. Dokładne zasady archiwizowania oraz udostępniania dokumentów należy określić w wyżej wspomnianym regulaminie. Warto pamiętać również o tym, że osoby posiadające możliwość wglądu w dokumentację zobowiązane są do podejmowania wszelkich środków mających na celu zabezpieczenie danych osobowych, które powinny być chronione przed wzrokiem osób niepowołanych. Z zasady dokumentacja nie powinna być również wynoszona poza teren placówki, na użytek której ją sporządzono. Jeśli udostępnia się ją do wglądu rodzicom czy opiekunom, powinno odbywać się to w obecności nauczyciela lub innej osoby uprawnionej oraz za zgodą dyrektora konkretnej placówki. Konieczna jest przy tym ochrona danych pozostałych uczniów.

Okres przechowywania dokumentacji

Okres przechowywania niektórych dokumentów został ściśle wyznaczony w prawie oświatowym, np. szkoła jest zobowiązana przechowywać pisemne prace egzaminacyjne przez dwa lata. W przypadku innego rodzaju dokumentacji szkolnej czas przechowywania powinien zostać określony w jednolitym wykazie akt, który musi opracować każda szkoła. Akta zamieszczone w wykazie należy oczywiście kategoryzować, dzięki czemu możliwe jest zachowanie przejrzystości gromadzonych danych, co bez wątpienia ma ogromną wartość użytkową i praktyczną.