paragon

Udokumentowanie sprzedaży usługi bądź produktu jest obowiązkowe. Jakim dokumentem potwierdzać sprzedaż? Jaka jest różnica pomiędzy rachunkiem, paragonem a fakturą? Sprawdźmy też, kiedy można a kiedy bezwzględnie należy przechowywać dokumenty, potwierdzające nabycie produktu lub usługi.

 

Paragon, rachunek, faktura – jak dokumentować sprzedaż?

 

Prawo podatkowe nakłada na każdego przedsiębiorcę obowiązek wystawienia dokumentu, potwierdzającego sprzedaż. Paragon to najbardziej rozpowszechniony typ dokumentu, poświadczającego nabycie produktu lub usługi. Paragony są wystawiane przed przedsiębiorców (sklepy, usługodawców) zobligowanych do korzystania z kasy fiskalnej. Z paragonem często mylony jest rachunek, czyli pisemne potwierdzenie transakcji, wystawiane przez przedsiębiorcę, który nie ma obowiązku dokumentowania sprzedaży fakturą. W przeciwieństwie do faktur, rachunki nie zawierają kwot podatku VAT.

 

Od 2014 roku przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT, zamiast rachunków mogą wystawiać faktury (tzw. faktury bez VAT-u).

 

Kto jest zobowiązany do wystawienia faktury?

 

Z wymienionych wyżej typów dokumentów najwięcej problemów przysparza zazwyczaj wystawianie faktur. Do tworzenia i wysyłki tego typu dokumentów zobowiązany jest każdy przedsiębiorca, sprzedający usługi lub produkty podmiotom, prowadzącym działalność gospodarczą. Każda transakcja pomiędzy firmami musi być rozliczana za pomocą faktur. Co istotne, faktura musi być wystawiona także osobie prywatnej, na jej wyraźne życzenie. Niezależnie od typu nabywcy, dokument może być przesyłany w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej jako e-faktura. Wysyłka e-faktur za pomocą poczty elektronicznej wymaga zgody nabywcy. Z zasady zakłada się jednak domniemaną zgodę kontrahenta na otrzymywanie e-faktur.

paragony

Błędy na fakturze muszą być skorygowane w określony sposób. Drobne pomyłki np. błędy w nazwach lub adresach, można poprawiać za pomocą tzw. noty korygującej (wystawianej przez nabywcę). Pomyłki dotyczące cen lub stawek podatku wymagają już wystawienia odrębnej faktury korygującej.

 

Faktury i paragony – kiedy należy je zachowywać?

 

Archiwizacja wszystkich faktur to obowiązek właścicieli firm. Dokumenty powinny być przechowywane w sposób bezpieczny i umożliwiający szybki dostęp pracownikom firmy (a w razie potrzeby także urzędnikom). Z drugiej strony – do firmowej dokumentacji nie powinny mieć dostępu osoby postronne. Faktury sprzedaży i zakupu należy przechowywać przez minimum 5 lat. Faktury wchodzą też w skład struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, który należy generować co miesiąc (m.in. na potrzeby kontroli skarbowej). Zachowanie dowodów zakupu jest podstawą odliczeń podatku VAT i zestawień miesięcznych kosztów prowadzenia działalności.

 

Dla osób prywatnych, faktury oraz paragony są przede wszystkim dowodem zakupu a – w razie potrzeby – mogą być podstawą reklamacji lub zwrotów. W większości przypadków zwrot, który nie jest udokumentowany paragonem lub fakturą zakupu, nie zostanie uznany.