Digitalizacja

Era komputerów i powszechnego dostępu do Internetu stała się przyczynkiem do wybuchu rewolucji informacyjnej. Dziś nośnikiem danych nie jest kartka papieru, ale serwer czy twardy dysk. Owa rewolucja ma sporo zalet. Dzięki niej przechowywanie dokumentów stało się o wiele prostsze – trudniej jest je zniszczyć czy zgubić. Nowoczesne firmy decydują się również na skanowanie starych „papierzysk” i zapisywanie ich w pamięci komputera. Proces ten nazywany jest digitalizacją.

Śmierć tradycyjnych archiwów

Przedsiębiorstwa zobowiązane są do przechowywania dokumentów, choćby tych, które mają związek z zatrudnionymi pracownikami. Coraz częściej odchodzi się jednak od prowadzenia tradycyjnej dokumentacji zmierzając do całkowitego zdigitalizowania danych dotyczących przedsiębiorstwa, tzn. zapisywania i gromadzenia ich w formie cyfrowej, nie zaś na papierze.

Skąd ten pociąg do digitalizacji?

Cyfryzacja dokumentów zdecydowanie ułatwia ich przechowywanie. W tym celu wystarczy mieć komputer, dyski zewnętrzne (a i to niekoniecznie, ponieważ wystarczy wykupić odpowiednio pojemny serwer), a także skaner. W zamian otrzymuje się niemal w pełni automatycznie katalogowane dane, które z łatwością można odszukać, gdy tylko zaistnieje taka potrzeba, a także zyskuje się dodatkową przestrzeń w lokalu firmowym. Dokumentów nie trzeba już bowiem umieszczać w wielkich szafach zamykanych na klucz – wystarczy odpowiednio zabezpieczyć komputer oraz zewnętrzne nośniki pamięci, które zajmują stosunkowo niewielką przestrzeń. Gromadzenie dokumentów w postaci cyfrowej jest więc niezwykle wygodne. Poza tym nie są one aż tak podatne na zniszczenia, jak ich papierowe odpowiedniki. W drugim przypadku wystarczy bowiem pożar, by w mgnieniu oka utracić całe archiwum. Jeśli dane są zdigitalizowane, możemy tworzyć dowolną liczbę kopii zapasowych – jak wiadomo, przezorny zawsze ubezpieczony.

Digitalizacja to symbol postępu

Dzięki zapisywaniu dokumentów w postaci cyfrowej, jesteśmy w stanie o wiele efektowniej nimi zarządzać. Poszukiwanie konkretnych informacji jest niezwykle proste i zajmuje nierzadko mniej niż minutę. Nowoczesna firma po prostu nie może pozwolić sobie na przechowywanie dokumentów w formie tradycyjnej, skoro wymyślono metody i narzędzia znacznie bezpieczniejsze i bardziej skuteczne, których zastosowanie niezmiernie ułatwia dotarcie do poszczególnych dokumentów nie będących już pożywką dla moli, wilgoci, nadmiaru światła oraz innych czynników, które bynajmniej nie są korzystne dla tuszu odbitego na papierze. Starożytni twierdzili, że „papier przyjmie wszystko” – nie chodziło im jednak o potężne ciosy, jakie zadaje mu czas, ale raczej o niekoniecznie ambitne treści, które w dokumentach nowoczesnej firmy raczej się nie pojawiają. Metody archiwizacji danych zmieniły się nie do poznania na przestrzeni zaledwie kilku ostatnich lat. Mamy więc do czynienia z rewolucją informacyjną, z którą trzeba się pogodzić. W przeciwnym razie bowiem padnie się jej ofiarą.