Niezliczona ilość kartek, faktur i paragonów wypełniających teczki i szafy w domu to nierzadko powód do przeprowadzenia generalnych porządków w domowym archiwum. Często jednak sięgając po określony dokument, zastanawiamy się, czy na pewno można go już wyrzucić?
3 lata
Domowe rachunki za gaz, czynsz, telefon, Internet czy prąd należy przechowywać przez okres 3 lat. W tym czasie podmiot wystawiający fakturę ma prawo do tego, aby sprawdzić, czy uregulowaliśmy należność. Dotyczy to również umów obejmujących założenie konta w banku czy korzystania z telewizji. Przez 3 lata należy także przechowywać dokumenty zawierające dowody wpłaty alimentów. Po tym czasie roszczenia wzywające do zapłaty możliwych zaległości ulegają przedawnieniu.
5 lat
Dokumenty podatkowe należy przechowywać w domowych archiwum przez 5 lat od końca roku, w którym dokonano rozliczenia podatkowego. Dokumentacja podatkowa obejmuje wszelkie PIT-y, deklaracje, rachunki wykorzystane do ulgi podatkowej, potwierdzenia elektroniczne oraz pocztowe potwierdzenia nadania.
10 lat
Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, zobowiązane są przechowywania dokumentów związanych z ZUS przez okres 10 lat. W tym czasie należy również archiwizować dokumenty dotyczące ubezpieczenia obowiązkowego, np. OC. Umowy kredytowe lub pożyczkowe oraz dowody określające spłatę rat najkorzystniej przechowywać do czasu otrzymania zaświadczenia o spłacie. Samo zaświadczenie natomiast warto zarchiwizować na okres 10 lat.
Na zawsze
Wśród domowej dokumentacji znajdują się pozycje, które należy zachować na całe życie. Są to między innymi: akt urodzenia i zgonu, metryka chrztu, świadectwo pracy, świadectwo ukończenia szkoły czy polisy na życie. Bezterminowo przechowywać warto również umowy darowizny, sprzedaży lub zakupu nieruchomości, samochodu oraz pozostałych wartościowych przedmiotów, a także dokumentów związanych z ustanowieniem rozdzielności majątkowej. Warto również przechowywać dokumenty medyczne każdego członka rodziny.
Dokumenty firmowe
Należy pamiętać, że odrębną kategorię stanowi dokumentacja związana z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przedsiębiorca zobowiązany jest gromadzić określoną dokumentację firmową przez cały okres funkcjonowania podmiotu. Czas przechowywania dokumentów uzależniony jest od tego, czego dotyczą. Inaczej więc archiwizuje się dokumenty podatkowe, a inaczej dokumentację pracowniczą.
Pozostałe dokumenty
Umowę najlepiej przechowywać przez okres, na jaki została podpisana. Dotyczy to między innymi umów na prowadzenie konta czy zakupu telefonu komórkowego z abonamentem. Wszystkie umowy o dzieło należy zachować tak długo, jak długo możliwe jest skorzystanie z tzw. rękojmi za fizyczne wady dzieła. Podstawowy termin to 2 lata od wydania określonej rzeczy. W przypadku nieruchomości jest to 5 lat, natomiast jedynie 1 rok, gdy umowa dotyczy rzeczy używanej, a kupującym nie jest przedsiębiorca. Podobnie jest z paragonami i kartami gwarancyjnymi. Okres ich przechowywania powinien być uzależniony od okresu, przez jaki obowiązuje gwarancja.