Niezliczona ilość kartek, faktur i paragonów wypełniających teczki i szafy w domu to nierzadko powód do przeprowadzenia generalnych porządków w domowym archiwum. Często jednak sięgając po określony dokument, zastanawiamy się, czy na pewno można go już wyrzucić?

3 lata

Domowe rachunki za gaz, czynsz, telefon, Internet czy prąd należy przechowywać przez okres 3 lat. W tym czasie podmiot wystawiający fakturę ma prawo do tego, aby sprawdzić, czy uregulowaliśmy należność. Dotyczy to również umów obejmujących założenie konta w banku czy korzystania z telewizji. Przez 3 lata należy także przechowywać dokumenty zawierające dowody wpłaty alimentów. Po tym czasie roszczenia wzywające do zapłaty możliwych zaległości ulegają przedawnieniu.

5 lat

Dokumenty podatkowe należy przechowywać w domowych archiwum przez 5 lat od końca roku, w którym dokonano rozliczenia podatkowego. Dokumentacja podatkowa obejmuje wszelkie PIT-y, deklaracje, rachunki wykorzystane do ulgi podatkowej, potwierdzenia elektroniczne oraz pocztowe potwierdzenia nadania.

10 lat

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, zobowiązane są przechowywania dokumentów związanych z ZUS przez okres 10 lat. W tym czasie należy również archiwizować dokumenty dotyczące ubezpieczenia obowiązkowego, np. OC. Umowy kredytowe lub pożyczkowe oraz dowody określające spłatę rat najkorzystniej przechowywać do czasu otrzymania zaświadczenia o spłacie. Samo zaświadczenie natomiast warto zarchiwizować na okres 10 lat.

Czytaj także  Utylizacja starych dyskietek

Na zawsze

Wśród domowej dokumentacji znajdują się pozycje, które należy zachować na całe życie. Są to między innymi: akt urodzenia i zgonu, metryka chrztu, świadectwo pracy, świadectwo ukończenia szkoły czy polisy na życie. Bezterminowo przechowywać warto również umowy darowizny, sprzedaży lub zakupu nieruchomości, samochodu oraz pozostałych wartościowych przedmiotów, a także dokumentów związanych z ustanowieniem rozdzielności majątkowej. Warto również przechowywać dokumenty medyczne każdego członka rodziny.

Dokumenty firmowe

Należy pamiętać, że odrębną kategorię stanowi dokumentacja związana z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przedsiębiorca zobowiązany jest gromadzić określoną dokumentację firmową przez cały okres funkcjonowania podmiotu. Czas przechowywania dokumentów uzależniony jest od tego, czego dotyczą. Inaczej więc archiwizuje się dokumenty podatkowe, a inaczej dokumentację pracowniczą.

Pozostałe dokumenty

Umowę najlepiej przechowywać przez okres, na jaki została podpisana. Dotyczy to między innymi umów na prowadzenie konta czy zakupu telefonu komórkowego z abonamentem. Wszystkie umowy o dzieło należy zachować tak długo, jak długo możliwe jest skorzystanie z tzw. rękojmi za fizyczne wady dzieła. Podstawowy termin to 2 lata od wydania określonej rzeczy. W przypadku nieruchomości jest to 5 lat, natomiast jedynie 1 rok, gdy umowa dotyczy rzeczy używanej, a kupującym nie jest przedsiębiorca. Podobnie jest z paragonami i kartami gwarancyjnymi. Okres ich przechowywania powinien być uzależniony od okresu, przez jaki obowiązuje gwarancja.

Czytaj także  Digitalizacja dokumentów w nowoczesnej firmie