Każde przedsiębiorstwo zobowiązane jest do przechowywania dokumentów zarówno podczas prowadzenia działalności, jak i po jej zakończeniu. Ten obowiązek regulowany jest przez przepisy prawa. Niestosowanie się do nakazu archiwizowania dokumentacji grozi przedsiębiorcy karami pieniężnymi.
Jakie dokumenty firma na obowiązek archiwizować?
Przepisy prawne narzucają na przedsiębiorstwo przechowywanie niektórych dokumentów. Są nimi:
• Dokumenty podatkowe – zgodnie z art. 86 ordynacji podatkowej przedsiębiorstwo ma powinność przechowywania dokumentacji podatkowej przed 5 lat, od roku kalendarzowego w którym upłyną termin płatności podatku.
• Dokumenty rachunkowe – art. 74 ustawy o rachunkowości zmusza przedsiębiorstwo do trwałego przechowywania rocznego sprawozdania finansowego, natomiast ksiąg rachunkowych przez okres 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników nie krócej niż 5 lat.
• Dokumenty ZUS – dokumenty rozliczeniowe: ich kopia powinna być przechowywana w firmie przez 5 lat od daty ich przekazania do ZUS; dokumenty zgłoszeniowe: muszą być archiwizowane również przez okres 5 lat.
• Dokumenty pracownicze – art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nakazuje firmom przechowywanie akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia, a po zakończeniu przez następne 50 lat.
Jak archiwować dokumenty firmowe?
Ważne dokumenty firmowe przedsiębiorstwo może przechowywać samodzielnie, bądź za pomocą wyspecjalizowanych archiwów.
Jeżeli chodzi o archiwizowanie dokumentacji wewnątrz firmy należy pamiętać o kilku prostych zasadach. Przede wszystkim dokumenty należy przechowywać, tak aby osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu. Warto więc zainwestować w wyspecjalizowane meble, które są zamykane na klucz lub szyfr. Doskonale sprawdzą się także szafki wykonane z metalu. Nie należy również zapominać, że wszystkie teczki z dokumentacją powinny być dobrze opisane. Inną równie ważną kwestią jest ich uporządkowanie chronologiczne, w znaczy sposób usprawni to znalezienie potrzebnego pisma w przyszłości. Zaleca się również ułożenie dokumentów według jednorodności tematycznej. W tym przypadku każda szuflada może lub segregator może dotyczyć danej sfery działalności firmy. Archiwizowane dokumenty należy również dobrze zabezpieczyć przed uszkodzeniami. Idealnym rozwiązaniem jest ich przechowywanie w koszulkach, bądź trwałych teczkach.
Jednak dużo łatwiejszym sposobem będzie skorzystanie z usług firm profesjonalnie zajmujących się archiwizowaniem dokumentów. Wówczas przedsiębiorstwo ma pewność, że jego dokumenty są bezpieczne (przykładowy opis usługi archiwizacji dokumentów). Oczywiście ma również możliwość stałego wglądu do nich. Niestety ten sposób wiąże się z dodatkowymi kosztami dla firmy.
Jak wysokie są kary za niearchiwizowanie dokumentacji firmy?
Przedsiębiorca, który nie przechowuje wskazanych przez prawo dokumentów musi zapłacić kare grzywny. Ten obowiązek reguluje art. 60 § 2, który brzmi:
„Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.”