Prowadzenie jakiejkolwiek działalności, związane jest obecnie z olbrzymią ilością dokumentów i faktur. Bardzo często powoduje to chaos i zabiera pracownikom mnóstwo czasu na organizacje pracy i poszukiwanie potrzebnych egzemplarzy. Dostępne jest jednak rewolucyjne rozwiązanie, które w znacznym stopniu ułatwi nam życie, czyli digitalizacja dokumentów, a w szczególności faktur.
Na czym polega digitalizacja faktur?
Upraszczając, jest to przemiana drukowanej faktury, w cyfrową. Nie tylko uzyskujemy dzięki temu dużo wolnej przestrzeni, ale mamy także nieporównywalnie szybszy dostęp do wybranych dokumentów. Digitalizacja faktury opiera się na tworzeniu skanu faktury z jej wersji papierowej. Otrzymujemy wtedy jej cyfrowy obraz wraz z kompletem danych alfa-numerycznych. Wszystkie informacje nabywane w procesie digitalizacji mogą być przekazywane automatycznie do systemu. Dzięki czemu księgowy może mieć na bieżąco aktualizowany zestaw danych, niezbędnych do księgowania.
Outsourcing, a digitalizacja faktur
Istnieje wiele firm, które świadczą usługi w tym zakresie. Powierzając jednak tak odpowiedzialne zadanie na zewnątrz, musimy bardzo starannie sprawdzić wiarygodność danej firmy i jakość oferowanych usług. Faktury przechowywane są w formie cyfrowej w serwerze danej firmy, działania to bardzo podobnie jak „chmura”. Dzięki temu mamy dostęp do faktur 24/h. Dodatkowym atutem jest fakt, że dane aktualizują się nawet w dni wolne od pracy naszego przedsiębiorstwa. Dodatkowo są systematycznie archiwizowane.
Czego potrzebujemy do digitalizacji?
Skanowanie faktur wymaga posiadania wyspecjalizowanego sprzętu, czyli tzw. skanera dokumentowego, który doskonale sprawdza się podczas skanowania dużej ilości dokumentów. Niezbędne jest również oprogramowanie OCR, które służy do automatycznego odczytu zeskanowanych danych. Do digitalizacji faktur bardzo przydatna jest specjalistyczna aplikacja, która służy do masowego ich przetwarzania. Przykładowym, polecanym systemem, stworzonym z myślą o odczytywaniu danych z faktur jest IrisCapture for Invoices.
Jakie korzyści niesie ze sobą digitalizacja faktur?
Digitalizacja faktur to sposób na znacznie lepszą organizację pracy, w szczególności w dziale księgowo-finansowym. Łatwy i szybki dostęp do aktualnych, uporządkowanych danych to prawdziwa ulga dla osób zajmujących się kwestiami związanymi z fakturowaniem.
Podstawową i niepodważalną zaletą tego rozwiązania, jest skrócenie czasu i kosztów związanych z procesowaniem dokumentów. Pojawiające się błędy podczas manualnego wprowadzania danych są nieuniknione i bezpośrednio związane z czynnikiem ludzkim. Często wykrywane są zbyt późno, co może przynosić nieprzyjemne konsekwencje, takie jak niepotrzebna strata czasu, bądź nawet starty materialne. Dlatego przejście na cyfrowe faktury minimalizuje ilość błędnych i spóźnionych księgowań.